استشاري إدارة الأعمال وكيفية تحقيق أقصى استفادة من الاستشاري
بقدر ما يسعى الاستشاريون جاهدين للحصول على عمل وتطوير علاقات مستمرة مع مديري الوكالات والموظفين، كذلك أيضًا، تستفيد الوكالات والمديرين من الحصول على الاستشاريين المناسبين وتطوير علاقات مستمرة ومحل ثقة مع جهات مشغلة معينة. كما أن الوكالات الناجحة تميل إلى تطوير كادر من الاستشاريين الموثوق بهم في أدوار مختلفة ومن ثم الاستفادة منهم وفقًا للاحتياجات الخاصة بالمهمة. في حين أن هناك وكالات أخرى تفضل طرح مناقصة عامة لكل مشروع؛ ومثل هذه العمليات تستغرق وقتًا أطول بكثير ولا تضمن لك بالضرورة الحصول على نتيجة أفضل.
👈
بغض النظر عن النهج المتبع، هناك بعض العناصر الحاسمة التي يمكن للمدراء اتخاذها لزيادة فرصهم في الحصول على مشروع استشاري ناجح. العنصر الأول، وربما هو الأكثر أهمية، يتمثل في إنشاء موجز مشروع واضح قائم على النتائج. وقد يرجع السبب عادة في معظم المشاكل التي تظهر في الاستشارات إلى عدم الوضوح في البداية، حيث يتوقع أحد الطرفين نتيجة معينة بينما يتوقع الطرف الآخر نتيجة أخرى.
🎯
يجب أن يتضمن موجز المشروع الجيد ما يلي على الأقل:
1- عنوان المشروع
2- نظرة عامة على المشروع: جملة واضحة توضح الغرض من المشروع وما هو مطلوب من الاستشاريين.
3- وصف للوكالة: فقرة أو فقرتان عن الوكالة التي تطرح المناقصة، على سبيل المثال، الوقت الذي تأسست الوكالة، مجالات التركيز الأساسية الخاصة بها، الخدمات الرئيسية التي تقدمها الوكالة.
4- خلفية معرفية عن المشروع: بعض الجمل التي تدور حول طبيعة العوامل الرئيسية التي أدت إلى التفكير في هذا المشروع، وكذلك أي سياسات حكومية قد يكون لها تداعيات مترتبة على المشروع والنتائج المرجوة.
5- نتائج المشروع: يجب أن يكون هذا، على سبيل المثال، في شكل "التقرير النهائي الذي سيساعد الوكالة على وضع خطة إستراتيجية لمدة خمسة أعوام وتحديد أولويات التمويل الرئيسية ضمن تلك الخطة".
6- أهداف المشروع: تحديد أهداف المشروع بوضوح بصفتها بيانات لهدف المشروع، أي المقصود من المشروع باعتباره الطريق الرئيسي للوصول إلى النتائج المعلنة.
7- النطاق: دون ذكر تفاصيل عن المنهجية المقترحة، حدد نطاق الأنشطة المزمع القيام بها في هذا المشروع.
8- الجداول الزمنية: يجب أن يشمل هذا الموعد النهائي لإبداء الاهتمام (مقترحات المناقصة)، والمقابلات، والقرارات التي من المقرر اتخاذها، وتواريخ بدء المشروع وإنجازه.
9- إعداد التقارير: متى يحين موعد تقديم التقارير؟ من سيكون مسؤول الاتصال بالاستشاري؟ هل ستكون هناك لجنة توجيهية؟
10- متطلبات الخصوصية: إذا كانت ذات صلة بالمشروع وأي تصريح قانوني ذي صلة، مثل عمليات التفتيش التي تجريها الشرطة ومتابعة عمليات التفتيش.
11- الميزانية الإرشادية: إما نطاق الميزانية أو الميزانية القصوى المسموح بها.
12- تقديمات التعبير عن الاهتمام: ما الذي تريد من الاستشاريين توضيحه في تقديمات التعبير عن الاهتمام، مثل السيرة الذاتية، وفهمهم لهذا المشروع، وكيف يمكنهم تلبية معايير الاختيار، ونهجهم/ منهجيتهم وتكاليفهم وجدول المدفوعات المقترح الخاص بهم.
بمجرد إرسال موجز المشروع وتلقي التقديمات، يحين بعد ذلك اتخاذ عدد من الإجراءات الإضافية التي قد تعزز فرصة اختيار الاستشاريين المناسبين في المقابلة:
وفي هذا الشأن، يرجى الأخذ في الاعتبار النقاط التالية:
- توخي العناية في عملية الفرز وعند إجراء المقابلة: عليك دائمًا بمتابعة عمليات التحقق الخاصة بالمحكمين على الرغم من أنه قد تكون هناك حاجة إلى بعض الاستفسارات الدقيقة للاقتناع بالتوصيات الرائعة التي يقدمها المحكمون بشكل عام. ومن الضروري تحديد ما هي أهم الصفات والكفاءات التي تريدها في الاستشاري ومعرفة ما إذا كان بمقدور المحكمين التصديق على امتلاك الاستشاري لمثل هذه الصفات والكفاءات. وهذا يتطلب تواصلًا مباشرًا عبر الهاتف (وليس الاعتماد ببساطة على التوصيات المكتوبة).
- الضغط بقوة أثناء عملية المقابلة: من الضروري للغاية أن تحقق أقصى استفادة ممكنة من الوقت الذي تقضيه في إجراء المقابلة مع الاستشاريين (تمامًا مثلما تفعل مع أي مقابلات مع الموظفين). إذا لم تكن متأكدًا من أي إجابة، عليك الضغط بقوة، حاول من زاوية أخرى، اطرح بعض الأسئلة المتشككة وتعرف على طريقة تفاعل الاستشاري معها.
- تحقق من فهم الاستشاري: قم بتقييم مدى استعداد الاستشاري- هل قام بزيارة الموقع الإلكتروني الخاص بك؟ هل قرأ عن خطتك الإستراتيجية؟ هل فكر في كيفية التعامل مع المشروع؟
- تحقق من الميزانية: هل أعد الاستشاريون ميزانيتهم بشكل مدروس، وذكروا كل التفاصيل الخاصة بها، أم إنهم قاموا ببساطة بتأليف الرقم الإجمالي؟
بمجرد اختيارك للاستشاري المفضل لديك، سيكون من الأهمية البالغة إعداد إما عقد رسمي، أو على الأقل، رسالة موضح فيها الشروط التعاقدية الرئيسية، مع ضرورة توقيع الاستشاري على ذلك.
يتعين عليك بصفتك المدير بناء علاقة سليمة مع مدير المشروع الاستشاري، والشخص المسؤول عمومًا عن المشروع والمسؤول تحديدًا عن الاحتفاظ بالتواصل معك بصفتك العميل. يجب أن يكون لديك دائمًا فكرة عما يخطط له الاستشاري / الاستشاريون، والمرحلة التي وصل إليها المشروع، وما هي المهمة الرئيسية التالية- بعبارة أخرى، ينبغي عليك ألا تجلس في مكتبك تتساءل عن الاستشاري وعما يفعله.
الجوانب الرئيسية الأخرى للمدراء الذين يحققون أقصى استفادة من الاستشاريين:
بمجرد بدء المشروع، هناك عدد من الجوانب الرئيسية الأخرى للمدراء الذين يحققون أقصى استفادة من الاستشاريين:
1- الثقة: أولًا وقبل كل شيء يجب عليك أن تتواصل مع الاستشاري كشريك موثوق به. يجب أن تكون على ثقة من أن الاستشاريين سيحققون النتيجة المرجوة للمشروع؛ في الواقع يجب أن يكون هذا عنصرًا رئيسيًّا في عملية الاختيار الخاصة بك. اسأل نفسك في مرحلة المقابلة: هل هذا هو الشخص الذي يمكنني مشاركة المشروع معه؟ كيف سيمثل هذا الاستشاري المؤسسة والمشروع على الصعيدين الداخلي والخارجي؟
2- المرونة: دون إغفال النتيجة المرجوة، قد تحتاج في بعض الأحيان إلى أن تكون مرنًا بشأن كيفية سير المشروع ومدى اتباع المنهجية المحددة. قد يكون ذلك بسبب التأخير في المشاورات (وهذا حدث شائع للغاية)، أو نقص البيانات المطلوبة، أو غياب الموظفين، أو طلبات عقد الاجتماعات الواردة من الموظفين الحكوميين (وهذا المتعارف عليه بصفة عامة).
3- الشمولية: تأكد من تضمين الموظفين الذين من المحتمل أن يتأثروا بنتائج المشروع؛ حيث إن هذه المشاركة تسهل عملية التغيير على نحو أكثر مرونة، وتُعَوِّد الموظفين على واقع جديد.
4- السلطة والمسؤولية: من ناحية أخرى، من المهم للغاية الربط بين السلطة والمسؤولية، وهذا يعني عدم تفويض السلطة (سلطات صنع القرار) لأولئك الذين قد لا يقبلون أو يتحملون مسؤولية العواقب الناجمة عن مثل هذه القرارات. وبطريقة مماثلة، لا تحمل الأشخاص مسؤوليات إذا لم يكن لديهم السلطة التي تمكنهم من القيام بالمهام اللازمة لضمان نتيجة ناجحة. يجب أن ترتبط السلطة والمسؤولية دائمًا بعمليات المؤسسة والهيكل الخاص بها ارتباطًا وثيقًا. وهذا يعني منع الاستشاريين من إعطاء رسالة خاطئة أو إشراك أشخاص غير مناسبين فيما يتعلق بنتائج المشروع المستقبلية.
5- التنفيذ: اطلب من الاستشاريين أن يتخيلوا تنفيذ الأفكار. وهذا يعني أن التنفيذ الفعلي داخل المؤسسة يجب أن يكون جزءًا من تفكيرهم مع تجنب التوصيات النظرية التي تجعلك كمدير في وسط كم هائل من العمل عندما يحين وقت تنفيذ المقترحات.
6- إدارة المشروع: يجب أن يكون العملاء على ثقة من أنه حين تتم الاستعانة بالاستشاري، فإن لديه القدرة على إدارة المشروع الخاص بالمهمة المعنية دون الإفراط في الإشراف أو التوجيه الجوهري. وبالتالي فإن إظهار سمات المبتدئين الذاتية ومهارات إدارة المشروع أمر مهم للغاية.
فيما يلي بعض المؤشرات الرئيسية الأخرى للتعاقد بنجاح مع الاستشاريين:
- موجز واضح ومتطور جيدًا مع نتائج واضحة وأطر زمنية وبنود من المقرر إنجازها ستؤدي دائمًا إلى نتائج أفضل. وفي حالة غياب ذلك، كن حذرًا من التكلفة واتساع نطاق المشروع.
- تأكد من أنك تعرف من يشارك في تنفيذ المشروع- يمكن للشركات الاستشارية أن تجلب "الخبراء" المرموقين للصفقة، ثم يقوم الفريق "البديل" بالتسليم. تأكد من أن العقد يحدد الموظفين الذين يقومون بتسليم المشروع.
- احذر من المتعاقد من الباطن- حيثما يتواجد العديد من الاستشاريين المستقلين تأكد من توضيح قيادة المشروع والإدارة والمساءلة وترتيبات إعداد التقارير.
- التكلفة ليست كل شيء- قم بتقييم المهارات والقدرات ومراجعة أيام المشاركة. ما قد يبدو أنه أفضل سعر قد ينتهي به الحال إلى كونه أسوأ قيمة.
- مواءمة القيمة أمر مهم. إذا لم "تنسجم" مع الاستشاري، وإذا اعتقدت أن الاستشاري قد لا يتم قبوله بسهولة في المؤسسة، وإذا كان لديك شكوك حول الأسلوب، عليك عندئذ أن تتبع حدسك، ومن واقع تجربتي فإن التقييم الأولي صحيح في جميع الحالات تقريبًا.
🎯لا أنجذب إلى الاستشاري الجاد الذي يتحدث باستمرار عن قدراته وإنجازاته البارزة. إن اختيار استشاري لا يتعلق باختيار أفضل مندوب مبيعات، بل يتعلق بمطابقة متطلباتك مع المهارات والسمات المناسبة لتحقيق النجاح في مؤسستك. وتتضمن السمات التي أقدرها كثيرًا في الاستشاري (بخلاف المتطلبات الفنية أو المعرفة للمشروع) مهارات التواصل القوية، والقدرة على الاستماع، والعقل المتفتح، ووسائل التفكير الإستراتيجي، والقدرة على نقل الأخبار المعقدة أو الصعبة، والذكاء، والتواضع، والتخطيط الجيد والتنظيم الممتاز، والالتزام بالتواصل المنتظم مع قائد المشروع والقدرة على تحديد مشاكل المشروع والتحديات عند ظهورها.
🌼 أتمنى لك قراءة ممتعة 🌼
شاركني برأيك في التعليقات ✔
وتسعدني زيارتك مجددًا
⚡⚡⚡
للاطلاع على أحدث المشاركات، تفضل بالانضمام إلى رابط نيردينجو بوشكا على التليجرام: